Privacybeleid

Privacy beleid Vereniging Scouting Jan van Galen te Leiden

Scoutingvereniging Jan van Galen verwerkt persoonsgegevens. Wij willen hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacy statement Scouting Nederland

In het privacy statement van Scouting Nederland wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Vereniging Scouting Jan van Galen via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Dat privacy statement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy

Lidmaatschapsregistratie en financiële administratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een aanmeldingsformulier. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens ook geregistreerd in Scouts Online: https://sol.scouting.nl/. Zie daarvoor het genoemde privacy statement van Scouting Nederland. De penningmeester ontvangt noodzakelijke gegevens ten behoeve van de inning van contributie. De gegevens worden na invoer in SOL door de secretaris van de vereniging bewaard. Wijzigingen kunnen worden doorgegeven via secretaris@janvangalengroep.nl.

Registratie voor activiteiten en kampen

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een online registratieformulier. De

(noodzakelijke) gegevens worden via een webformulier opgevraagd. Het betreffende leidingteam en de penningmeester hebben inzicht in de verstrekte gegevens. Na de administratieve afhandeling van het kamp worden de gegevens verwijderd.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scoutingvereniging Jan van Galen hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Zeker ook voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het jeugdlid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger. Deze informatie is alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende groep en eventueel aanwezige EHBO’ers/ BHV’ers.

Deze ledenregistratiekaart wordt door de ouder(s)/ verzorgers ingevuld vóór ieder zomerkamp.

De kaart wordt daarna, tot het volgende zomerkamp, bij iedere scoutingactiviteit meegenomen door de leiding. Op die manier zijn alle belangrijke gegevens over uw kind beschikbaar wanneer dit nodig is. De kaart wordt altijd op een zo veilig mogelijke plaats bewaard en alleen die personen die daadwerkelijk aan uw kind leiding geven hebben toegang tot de gegevens.

Deze ledenregistratiekaart wordt door de ouder(s)/ verzorgers ingevuld vóór ieder zomerkamp.

De kaart wordt daarna, tot het volgende zomerkamp, bij iedere scoutingactiviteit meegenomen door de leiding.

Contactlijsten

Ieder leidingteam van een speleenheid/groep binnen een speltak heeft de beschikking over een lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende groep.

Online media

Scoutingvereniging Jan van Galen maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten als herinnering en ten behoeve van de promotie van de vereniging (o.a. via social media zoals Facebook en Instagram). Alle (ouders van) leden is expliciet toestemming gevraagd voor het maken en gebruiken van beeldmateriaal. Toestemming is te allen tijde in te trekken.

Communicatie

Bij e-mails die aan groepen personen gericht zijn dienen de e-mailadressen in de BCC te worden opgenomen. Nieuwsbrieven per e-mail waarin relevante informatie wordt gedeeld, wordt verzonden naar alle leden, leiding, en belangstellenden die hebben aangegeven deze te willen ontvangen. Er is een mogelijkheid om hiervoor af te melden.

Bewaartermijn

In beginsel worden persoonsgegevens bewaard tot maximaal 7 jaren na het einde van het lidmaatschap (voor zover fiscaal verplicht). Daarna kunnen gegevens in beperkte vorm langer bewaard worden t.b.v. statistische informatie of bijvoorbeeld een reünie. Daarvoor gelden andere/aanvullende regels.

Beveiliging

Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen getroffen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies of vernietiging van gegevens.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op inzage in gegevens en recht op vergetelheid

Indien een lid een beroep doet op inzage in gegevens of het recht op vergetelheid reageert Scoutingvereniging Jan van Galen binnen 1 maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (secretaris@janvangalengroep.nl). Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Dit Privacy beleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Hiervan stellen wij relevante partijen op de hoogte.

Versie: 28 mei 2019